COORDINACIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

COORDINACIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

EN LA MODALIDAD DEL TELETRABAJO

INTRODUCCIÓN

Figura 5.  Elaboración personal.  Esta imagen es el resultado m m de Varias Imágenes bajadas de la web y de pintura con editadas.

Además de emplear el proceso administrativo en la gestión de recursos de información, los archivistas pueden echar mano a los nuevos enfoques gerenciales modernos. Estos  han surgido durante las últimas décadas como un instrumento al servicio de la administración, para dar respuesta a los cambios presentes en el entorno, tales como el avance vertiginoso de la tecnología ha ido creando nuevas formas de compartir datos, información y conocimientos. El Mundo de las comunicaciones ha sido testigo en estos últimos años de varios sucesos entre ellos el Acceso Abierto (Open Access, OA) y de la iniciativa de archivos abiertos (Open Archives Initiative, OAI). El Acceso Abierto se define como “el libre acceso a través de la Internet que permite a los usuarios leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o referenciar por medio de enlaces, el texto completo de artículos académicos, archivo sobre archivística, transferir el contenido como datos para un software, o usar la obra para cualquier otro propósito legítimo, sin barreras financiera, legales o técnicas más que la suponga la Internet en sí misma.

Figura 2:  Cuadro de Mando Integral

Fuente:  http://3.bp.blogspot.com/-  UCO15ji1_Lw / UKLClL0qCiI / AAAAAAAAADU / ZyViM8xksbQ / S1600 / BSC6.JPG

Qué es el Teletrabajo

De acuerdo con la Ley 1221 de 2008, Teletrabajo se define como una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades de forma remunerada utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC .

Funciones de la Coordinación de Administración Documental

Para garantizar la correcta Organización y Conservación de los Archivos, los Lineamientos precisan que cada dependencia o entidad podran contar con un área coordinadora de Archivos.  LA COORDINACION de Archivos adscrita a la Subgerencia de.   Administración tendrá las siguientes funciones:

1. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en Materia de organización y conservación de Archivos

2. Elaborar y Presentar al Comité de Información los Procedimientos archivísticos Parra facilitar el Acceso a la Información;

3. Elaborar, en coordinación con los Archivos de trámite, de Concentración e Histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de la Disposición documental, Como Así el inventario general de la dependencia o entidad.

4. Coordinar las Acciones de los Archivos de trámite;

5. Establecer y desarrollar, en coordinación con el departamento de Recursos Humanos, de las Naciones Unidas Programa de Capacitación y asesoría archivística Parr la Empresa.

6. Coordinar los Procedimientos de VALORACIÓN Y último destino, de la Documentación, la base de estafa en la normatividad Vigente y la Normalización establecida POR EL Archivo General de la

Nación, y

7. Coordinar con el Departamento de Informática, las Actividades tendientes a la Automatización de los Archivos ya la Gestión de Documentos Electrónicos.

8. Seguimiento: Realizar visitas Cada tres meses Para Llevar Seguimiento de las novedades presentadas en el externalización Durante La ejecución del Servicio.

Componentes Transversales del Teletrabajo

El teletrabajo Tiene 3 Componentes Básicos Parr su ejecucion:

JURÍDICO

Ley 1221 de 2008

Decreto 884 de 2012

Resolución 2886 de 2012

PRINCIPIOS

Reversibilidad

Voluntariedad

Igualdad

TECNOLÓGICO

Telecomunicaciones: Medios de trasmisión Fijos y Móviles

Dispositivos de Usuario: Escritorios virtuales, BYOD

Seguridad: Política de Seguridad de la Información

Infraestructura Informática: Centro de Datos, Computación en la nube

Aplicaciones: Comunicación, Soporte, Gestión, Registro, Colaboración.

ORGANIZACIONAL

ADMINISTRATIVO

Equipo Líder

Proyecto

Sistemas de Gestión

Costos y Presupuestos

RECURSOS HUMANOS

Planta

Tipos de Contrato

Manejo del Cambio

Vinculación

1.     RELACIONES CLAVES DE ÉXITO

La Coordinación debe tener los objetivos estratégicos como parte de la organización, en términos de actividad y productividad. Para ello es necesario que mida y  asegure la obtención de información con la antelación necesaria para poder actuar y corregir si fuera necesario, factores como:

•  La dedicación personal de cada empleado.
•  El nivel de atención en una tarea de cada individuo.
•  El grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad de cada persona.

 Para cumplir con esas metas debe trabajar dentro de un entorno favorable dentro de un ambiente como Teletrabajador,  debemos implementar unos indicadores que le permitirán a la Coordinación cumplir con los requerimientos del Cliente.

INDICADORES:

Indicadores de resultado: Hacen referencia a los términos de conclusión de una tarea. Ejemplo: cumplimiento del objetivo de entrega de facturas, pólizas, contratos a través de un worflow.

Indicadores de desempeño: Aportan información sobre el rendimiento asociado a una tarea. Las métricas que aportan ayudan a identificar los puntos débiles, las fortalezas y también las oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación de la duración en la entrega de los expediente contractuales, personales, legalización viáticos etc.

Indicadores de eficacia: Están relacionados con los motivos de acierto o relacionados con la capacidad para la consecución de una actividad. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes tras la atención en el área de Administración Documental.

Indicadores de eficiencia: Se determinan en función de la capacidad para ejecutar un trabajo en condiciones de economía de recursos y ajuste de tiempo. Ejemplo: tiempo medio de para atender el archivo.  (Bitácora Servicios)

 Si queremos prestar un servicio con excelencia, incrementar la productividad de la empresa, generar una movilidad sostenible, disminuir los costes de bienes raíces, desplazamientos a otras ciudades, ampliando un mercado global tenemos que implementar el Teletrabajo en un entorno favorable y llevar los Indicadores. 

CÓMO GENERAR UN ENTORNO FAVORABLE

Figura 6: Entorno del Teletrabajo

Fuente: Adecuación de Presentación PowerPoint:  “Metodología para implementación de Teletrabajo en Antioquia”. Taller Teletrabajo. Sena - Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

PAGINA PERSONAL GLORIA POSADA

Medellín 29 Sep-2014.

El Trabajo completo Se puede Acceder, en el enlace:

PRACTIVA IV COORDINACION TELETRABAJO

BIBLIOGRAFIA

http://www.mintic.gov.co/portal/vivedigital/612/w3-propertyvalue-571.html

http://www.master-direccion-empresas.com/2013/08/el-balanced-scorecard.html

http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3703.html

http://colombiadigital.net/experiencias/item/5996-gobernacion-de-cundinamarca-si-al-teletrabajo.html

http://www.colombiadigital.net/teletrabajo

Rivas Fernández, José Bernal. "La Gerencia de Información: El caso de los Archivos".   Revista Biblos  . No. 16. Julio-Diciembre 2003, paginas 1 y 6.

Carenys, J. y Falguera, J. (1997): "El cuadro de mando un documento informativo Parr La Toma de Decisiones y la buena gestión", Barcelona Management Review, mayo-agosto.

Kaplan, RS y Norton, DS (1997): "El cuadro de mando integral", Gestión 2000, Barcelona.

Presentación PowerPoint: "Metodología Parr Implementación de Teletrabajo en Antioquia". Teletrabajo Taller. Sena - Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Medellín 29 de septiembre del 2014.

PRACTICA III. Gestión de Contenidos y el Cyberespacio como aporte al teletrabajo

TERCER AVANCE Gestión de Contenidos y el Cyberspace como aporte al teletrabajo en la Administración.    Además de emplear el proceso administrativo en la gestión de recursos de información, los archivistas pueden echar mano a los nuevos enfoques gerenciales modernos. Estos  han surgido durante las últimas décadas como un instrumento al servicio de la administración, para dar respuesta a los cambios presentes en el entorno, tales como el avance vertiginoso de la tecnología ha ido creando nuevas formas de compartir datos, información y conocimientos. El Mundo de las comunicaciones ha sido testigo en estos últimos años de varios sucesos entre ellos el Acceso Abierto (Open Acces, OA) y de la iniciativa de archivos abiertos (Open Archives Initiative, OAI). El Acceso Abierto se define como “el libre acceso a través de la Internet que permite a los usuarios leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o referenciar por medio de enlaces, el texto completo de artículos académicos, archivo sobre archivística, transferir el contenido como datos para un software, o usar la obra para cualquier otro propósito legítimo, sin barreras financiera, legales o técnicas más que la suponga la Internet en sí misma. Gestión de Contenidos En la segunda mitad de la década de los 90s se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de información, etc. Desde el año 2000, se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de la información en una Organización. Los sistemas de gestión de contenidos están orientados a gestionar objetos que actúan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que se llama segmentación. Como punto de partida, baste señalar que los sistemas de Gestión de Contenidos deben ser capaces de gestionar toda la información no estructurada de una Organización. La bibliografía disponible sobre sistemas de Gestión de contenidos coinciden en señalar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una aplicación CMS que soporte los procesos de publicación, flujo de trabajo, repositorio de información, herramientas de integración de información externa; y modelos y templates para productos finales. La Arquitectura técnica debe mostrar varios subsistemas: ·         Subsistema de colección ·         Subsistema de gestión ·         Subsistema de publicación Las principales funciones que debe ofrecer un sistema de Gestión de Contenidos debe ser:     ·         Creación y autoría de Contenidos ·         Soporte de templates ·         Captura de documentos ·         Repositorio de contenidos ·         Flujos de trabajo ·         Desarrollo de sedes web ·         Indización y búsqueda ·         Categorización ·         Control de versiones ·         Personalización ·         Distribución de contenido ·         Seguridad de recursos digitales ·         Gestión del Ciclo de vida del contenido ·         Gestión de documentos (records Management) ·         Integración de aplicaciones. La selección, implementación y puesta en marcha de una herramienta para gestión de contenidos es fruto de un estudio y un análisis detallado de la organización que lo instala, de los objetivos de la misma, de los procesos de trabajo y recursos de la información que utiliza, de los usuarios que van a usarlo. Los especialistas en gestión de la información y documentación estamos encontrando en los sistemas de Gestión de Contenidos en las organizaciones nuevos nichos en los que desarrollar la labor y practicar nuestras habilidades.  Cyberspace Las TICs juegan un papel decisivo en el proceso de enseñanza‐aprendizaje de las universidades a la hora de alcanzar los retos planteados en el proyecto de convergencia de los diferentes sistemas nacionales referidos a la innovación en las formas de generación y transmisión del conocimiento y a la apuesta por una formación continuada a lo largo de toda la vida. Así las cosas, este trabajo presenta un estudio sobre la valoración que los docentes de las universidades españolas hacen sobre las ventajas que el uso de las TICs reportan a dicho proceso. La información acopiada mediante encuesta personalizada por correo electrónico pone de manifiesto que las principales ventajas son la ruptura de las barreras espacio‐temporales, la posibilidad que ofrecen de interacción con la información y lo útil que resultan como herramienta de apoyo al aprendizaje. Por ello, considero conveniente utilizar esta tecnología para el desarrollo de capacitaciones en las Universidad de temas sobre Administración Documental, tan convenientes para las Organizaciones. Las TICs son un conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software), soportes de la información y canales de comunicación, relacionada con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados de la información de forma rápida y en grandes cantidades (González et al., 1996: 413). Siguiendo a Cabero (1996), los rasgos distintivos de estas tecnologías hacen referencia a la inmaterialidad, interactividad, instantaneidad, innovación, elevados parámetros de calidad de imagen y sonido, digitalización, influencia más sobre los procesos que sobre los productos, automatización, interconexión y diversidad. En la parte inferior le dejo un enlace para analizar y ver las múltiples opciones que nos da la web para trabajar en Administración documental o la tarea que nos propongamos emprender. Acceso rápido a la información  Las nuevas TICs permiten un acceso más rápido y eficaz de docentes y estudiantes a la información, reduciendo de este modo el grado de obsolescencia de la información, y utilizando de forma más eficiente las distintas fuentes informativas existentes a través de la red (Lara y Duart, 2005). Esta información que se puede recibir no es sólo textual, sino también visual y auditiva, y no sólo estática sino también dinámica. Teletrabajo  El teletrabajo se ha definido en general como “trabajo a distancia facilitado por el uso de la informática y las telecomunicaciones”, pero en el marco de esta amplia definición, hay prácticas laborales muy variadas: teletrabajo a domicilio; teletrabajo itinerante; teletrabajo en oficinas satélites, vacacionales o teletrabajo en centros de trabajo (telecentros, telecabañas, telealdeas). Si bien el concepto clásico de teletrabajo, en principio, hacía referencia a la persona que desarrollaba su actividad en el domicilio, en el futuro se prevé que esté más relacionado con una forma más flexible de organizar el trabajo, donde la permanencia del empleado en un lugar predefinido y el tiempo dedicado al trabajo no se sea lo fundamental, sino más bien la tarea encomendada y los resultados obtenidos. "El Teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte importante de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse a tiempo completo o parcial. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de información, y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la empresa". (Fortel, 2000) Aunque el teletrabajo se define en general como "trabajo a distancia facilitado por el uso de la informática y las telecomunicaciones", en el marco de esta amplia definición, hay prácticas laborales muy variadas y el teletrabajo deja de ser el conocido patrón, del trabajo que los empleados de una empresa se llevan a sus casas. Las diferentes formas de teletrabajo según distintos criterios son: • Tener en cuenta dónde se realiza el teletrabajo. • Observar cuánto tiempo se dedica al teletrabajo. • Considerar el estatus de empleo del teletrabajador. • Distinguir entre formas de teletrabajo individuales y colectivas. • Observar lo que sucede en todos los sectores industriales Las  empresas que trabajan con información, compañías de servicios (como ventas, seguros, agencias de viajes, tecnología informática, mercadeo, diseño y publicidad) y firmas con sucursales en diferentes ciudades o países tienen todas las posibilidades de beneficiarse del modelo de oficina virtual. Es difícil calcular cuántas personas podrían actualmente cambiar su oficina tradicional por el modelo de oficina virtual, pero el consultor gerencial Peter Drucker calculó que en los países desarrollados entre 30 y 40 por ciento de los empleados son trabajadores del conocimiento; es decir, que son potenciales empleados virtuales. La tecnología no es lo único importante en el modelo de oficina virtual, pero sí es un habilitador clave. Cuando no existía Internet, pocas personas podían dejar sus oficinas, y solo contaban con el teléfono como medio de comunicación. Hoy, los empleados pueden apoyarse en conexiones de alta velocidad a Internet, redes privadas virtuales (VPN, que dan acceso remoto a las redes internas de las empresas de manera protegida), telefonía móvil y todo el software necesario para coordinar el trabajo con compañeros, jefes y subalternos. Decálogo del trabajador virtual - Tener un alto sentido de la responsabilidad, sin necesidad de tener un jefe ¿encima¿. - Imponerse, en su propia casa o en otros lugares, horarios de trabajo. La flexibilidad no puede ser sinónimo de desorden. - Evitar que la flexibilidad se convierta en exceso de trabajo: no pasar noches en vela laborando, no tomar las comidas frente al PC, no relegar a la familia en días de descanso. - Establecer un lugar apropiado para el trabajo desde el hogar: suficientemente aislado del ruido, bien iluminado y con espacio adecuado para las labores. - No aislarse: mantenerse comunicado telefónicamente, por correo o por conferencias con sus jefes y su grupo de trabajo. - Educar a la familia sobre la condición de trabajador virtual, que no es sinónimo de desempleado, desocupado o encargado de todas las labores caseras. - Imponer horarios de atención a terceros, para evitar visitas inoportunas o llamadas telefónicas personales en horas laborales. - Aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas provistas por la empresa y las propias. - Cumplir puntualmente con las reuniones y otros compromisos en la oficina, pues los pocos momentos presenciales en la empresa deben ser muy bien aprovechados. - No caer en la tentación de trabajar para terceros, y menos si se trata de empresas competidoras del empleador. CONCLUSIONES El proceso de gestión documental garantiza oportunidad en la recepción y entrega de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas asegurando la organización,  almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos de la entidades  con la aplicación de nuevas tecnologías para el fortalecimiento del control de la gestión para ello es necesario normalizar y reglamentar la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y documentos, hasta su disposición final, por eso debemos ser coherentes con las Políticas de información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de uso de la información, protección de derechos de autor, propiedad intelectual, con lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando todos los proceso de la Empresa. Por ello es muy importante para la Gestión administrativa el apoyo y gestión del área de administración documental. Los implicados en este proyecto de mejoramiento, fueron los clientes internos, así como los directivos de la empresa quienes me asesoraron constantemente. No encontré dificultades, solo las propias del tiempo para la ejecución del Proyecto La única fuente de ventaja competitiva duradera es el conocimiento, solo las organizaciones que sepan optimizar al máximo este invaluable recurso, al producir continuamente nuevo conocimiento  y diseminarlo adecuadamente, puede aplicarlo a sus tareas, tecnologías y servicios, y podrá alcanzar el éxito en la nueva economía digital. Un factor crítico de éxito, es abordar integralmente: Capital de la información (externa, interna y corporativa), capital humano (idoneidad y conocimiento) y capital de la organización (direccionamiento estratégico). La definición de una estrategia para la gestión de los recursos de información en la empresa, debe pasar necesariamente por la identificación de las características principales de las personas que deben manejarlos y el comportamiento de uso de la información por parte de las áreas.  REQUERIMIENTOS Selección de un líder de proyecto con formación en Gestión de Información, tecnologías de información y administración de empresas, con habilidades de comunicación, manejo del inglés, presentación y negociación, con el fin de coordinar e interrelacionar los esfuerzo de las diferentes áreas para obtener una verdadera red de información compartida que genere ventajas competitivas a la Organización, iniciando por inyectar más participación en el proyecto de Sistema de Gestión de Contenidos. Revisión y ajuste de procesos,  con implicaciones de cambio en la ubicación física y dependencia administrativa de los servicios documentales: administrativos, técnicos y bibliográficos con una orientación a servicios informacionales.  BIBLIOGRAFIA Bateman y Snell.  Administración una ventaja competitiva.  Mc Graw Hill:  Cuarta edición.  México, 2001. Gitman y Mc Daniel.  El Futuro de los Negocios.  Edición del Milenio. Thompson Learning.  México, 2001. Rivas Fernández, José Bernal.  “La Gerencia de Información:  El caso de los Archivos”.  Revista Biblos.  No. 16.  Julio-Diciembre 2003, páginas 1 y 6. BUSTELO, Carlota. AMARILLA, Raquel. Gestión de conocimiento y gestión de información. Internet:www.inforarea.es/Documentos/CG.pdf. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Internet:http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023# ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos ROBOADS, James, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información. ROKLEY, A. Managing Enterprise Conten. A Unified Content Management Plataform.2004. ERP, SOFTWARE, Content Management Tutorial, 2003. http://www.colombiadigital.net/teletrabajo/item/6118-conozca-la-web-app-del-libro-blanco-del-teletrabajo.html

PRACTICA II y III

Ahora continúo con la Practica II y III, con el Informe preliminar sobre la Pasantía y el video correspondiente.

PROCESO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN LA GESTION ADMINISTRATIVA 

Este trabajo nació de la necesidad de organizar los procesos de gestión documental y la producción interna de la empresa INTERSERVICIOS, aprovechando la Practica de la Universidad, planteo la importancia del  proceso del área de Administración Documental,  dentro de la Gestión Administrativa, como proceso fundamental que permite darle un tratamiento administrativo al documento mediante un conjunto de actividades dirigidas al tratamiento, organización, conservación y destino final con el objeto de facilitar su búsqueda, facilitación y conservación.

La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma  de decisiones, por eso debe ir ligada la Administración documental al área de administración. 

En estos momentos la mayoría de los documentos administrativos se encuentran archivados en A-Z, los cuales no son prácticos y llenan mucho espacio en la estantería, además afectan para la manipulación y ahorran espacio el tenerlos en cubiertas relajadoras de cartón. De allí la necesidad de hacer una gestión completa de los expedientes que entran y salen del área en estudio, así como tener fácil acceso a los datos e imágenes cuando sea requerido.

La estructura interna de la empresa está conformada por las divisiones administrativas creadas para el desempeño de una función específica y de acuerdo  a la jerarquía que las divisiones tienen en el organigrama.

En un archivo desorganizado se  deben  aplicar los criterios de la organización de acuerdo con los códigos definidos por  Administración Documental, y se  elaborará una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios. Se denota desorganización de los documentos físicamente y faltan guías visuales –señalización- de forma ordenada y lógica dentro del sistema rodante de izquierda a derecha en zigzag, respetando el orden interno de cada serie. Para organizar un archivo debemos tener presente la normatividad, los procesos de la empresa, los manuales, el organigrama.

NORMATIVIDAD:

Constitución Política de Colombia

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Decreto 2150 de 1995 – Decreto Anti trámites

Manual de métodos y procedimientos

Acuerdo AGN 060 de 2001

En INTERSERVICIOS se debe hacer un levantamiento de la información, para hacerlo voy a hacer un análisis DOFA para llegar a comprender cuáles son las fortalezas y debilidades de la Administración documental con la finalidad de llegar a suministrar de forma oportuna y eficazmente la información a los clientes, al interior y fuera de la organización, para el desarrollo de sus actividades y preservar la memoria documental. También se deben analizar las actividades para el área de Correspondencia, e implementarlas de inmediato.

Implementar la Gestión Documental  para INTERSERVICIOS con Prácticas Operativas que se puedan optimizar y llevar a diario con el apoyo de una solución informática que permita reducir los problemas presentados en el área de Administración documental, permitiendo reducir problemas, optimizando el USO de los Programas de Gestión,

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), términos de procesos  durante el Ciclo vital, importancia del Documento, Actividades, Flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y procedimientos que orienten armónicamente desarrollo del proceso.

Promover en los funcionarios de las oficinas productoras de documentos la adquisición de conocimientos y el desarrollo de habilidades que les permitan ejecutar con eficiencia los procesos asociados con la gestión documental en los archivos de gestión.

Analizar las series documentales,  integrar debidamente las series documentales, capacitar y sensibilizar al personal del centro de archivo de Interservicios.

Determinar líneas de Responsabilidad en la Administración y consultas de Los Documentos.

Aplicar la normatividad Vigente en materia de Gestión, organización, Inventario, Transferencias, Destrucción y Digitalización de Archivos de acuerdo con la consulta y utilización según  las disposiciones legales vigentes y ciclo de vida del documento.

Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular y mantener los procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia (recepción, trámite, tráfico y despacho bajo los procesos de numeración, radicación, fax, fotocopiado, correo externo y mensajería) y el Sistema de archivos (ingreso, normalización y análisis, conservación y recuperación de información), tendientes a la conservación de la memoria colectiva de la organización.

LABORES DEL DIA A DIA

a)          Indexar toda la

Documentación que ingresa al archivo (radicada y numerada), excepto pólizas y facturas que desde su ingreso ya viajan por Panagon. 

b)    Dar acuse de recibo al consecutivo.

c)    Archivar los documentos que se generen diariamente y que ingresan al archivo de acuerdo con las series documentales existentes en el archivo.

d)    Cuando finalice la ejecución de cada contrato y se efectúe la liquidación o el cruce de cuentas se envía al Archivo de Contratos.

e)    Estar pendiente de las facturas que ingresan al archivo, las cuales deben ir acompañadas de acta de entrega de servicios y transferirlas al archivo de Finanzas en la Sede.  De igual forma digitalizar las facturas correspondientes a los contratos de emergencia y colocarlas en la ruta:

f)    Dar acuse de recibo a los precidhas. A partir del 22 de enero de 2008, se le debe dar acuse al documento que ingrese (ya sin precidhas).

g)    Organizar la documentación de las novedades de catorcena, así como las de legalizaciones, la cual se envía al archivo correspondiente con memorando remisorio detallando cada viaje y sus anexos organizada por el código del empleado

h) Digitalizar la información que se requiera y en especial la referente a las novedades de nómina y revisar para su envío por email a la persona encargada.

documentos que expiraron y la conservación indefinida de los archivos más importantes. i) Llevar los controles necesarios para el préstamo de la documentación (Contratos, Documentos SAP, Historias laborales etc.)

Se han aplicado los criterios de la organización de acuerdo con los códigos definidos por  Administración Documental, y se ha elaborado una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios.

Se han incorporado controles de préstamo. Creación, ajuste, diligenciamiento de las bases de datos (códigos, contratos, historias laborales, de escrituras, etc.)

(Inventariar, clasificar, depurar, ordenar. (Archivo inactivo)

Atendiendo el parámetro básico documental se hizo el análisis de la documentación de años anteriores (13 entre paños , equivalentes a 11,7 metros lineales, es decir aproximadamente 46.800 hojas.  (1 ml, equivale  a 4000 hojas). Expedientes laborales se han organizado expedientes, tales como Novedades del personal, legalización de viáticos etc.  Se han transferido al Archivo Central  de la Sede para procesar por código de empleado.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL

Después de analizar, organizar e identificar la documentación se depuró la de años anteriores (1987 a 2003) y se cambiaron las unidades de instalación AZ por la de caratula y contra caratula de yute, las cuales se transfirieron al Archivo Central e Histórico de la Sede principal.  El total de expedientes  transferidos hasta la fecha es de 352, correspondientes a las diferentes series documentales.  (Ver anexo 4)

REVISIÓN DE LA SERIE    06-09  CONTRATOS.

Se analizaron 57 expedientes de contratos, es decir, 8 entrepaños para un total de 7 metros lineales y organizados de acuerdo con los parámetros básicos documentales.

Se  integró la documentación de los expedientes de los contratos Marco que hay en el Archivo con los que transfirieron de otras oficinas.

Se enviaron los contratos finalizados al Archivo Histórico.

Se dio acuse de recibo y cambio de destino a toda la documentación de los expedientes provenientes de otros archivos.

INDEXAR DOCUMENTACIÓN.

Se ha ingresado al Index toda la documentación del 2007 (memorandos, comunicaciones enviadas y recibidas).  Se están digitalizando los documentos que no pasaron por SHARE POINT y se ingresan al Index.

ACUSE DE RECIBO PRECIDHAS

Se le dio acuse a los precidhas a partir del 1 de mayo, fecha en que se inició el recibo de los documentos a través del Share Point.

Después de hacer las mejoras correspondientes, encontramos una diferencia enorme entre un Archivo mal llevado y uno con los controles necesarios para su buen funcionamiento.

Es importante que la empresa tenga un área organizada, con personal idóneo, capacitado para llevar a cabo las funciones propias del área, como lo son el Archivo y Correspondencia.  Que adopte políticas documentales claras, que garantice a través de una buena gestión documental la conservación de la Memoria Corporativa de las organizaciones, a través de tres premisas básicas: confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Garantice con  oportunidad en la recepción y entrega de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas,  almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos de la entidad  con la aplicación de nuevas tecnologías para el fortalecimiento del control de la gestión, normalizando y reglamentando la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y documentos, hasta su disposición final, siendo coherentes con las Políticas de información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de uso de la información, protección de derechos de autor, propiedad intelectual, con lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando todos los proceso de la Empresa.

BIBLIOGRAFIA

BUSTELO, Carlota. AMARILLA, Raquel. Gestión de conocimiento y gestión de información. Internet:www.inforarea.es/Documentos/CG.pdf.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Internet:http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos

ROBOADS, James, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información.